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    7. Juli 2026Jochen Meyer

    Migration Guide: Umstieg von Microsoft 365 auf xworks.365

    xworks.365Digitale SouveränitätSicherheit

    Der Wechsel von einem US-amerikanischen Cloud-Office zu einer deutschen Alternative ist längst kein technisches Experiment mehr. Für viele Unternehmen, Kommunen und Behörden ist er zur strategischen Notwendigkeit geworden. Wer digitale Souveränität ernst nimmt, muss die Frage beantworten: Wo liegen unsere Daten, wer hat Zugriff, und welches Recht gilt?

    Mit xworks.365 bieten wir eine vollständig in Deutschland entwickelte und gehostete Alternative zu Microsoft 365. Sie vereint E-Mail, Kalender, Kontakte, Cloud-Speicher, Dokumenten-Kollaboration und Videokonferenzen in einer Plattform – ohne Abhängigkeit von US-Clouds, ohne fremde Rechenzentren, ohne unklare Datenschutzregime.

    Dieser Leitfaden zeigt, wie ein geordneter Umstieg von Microsoft 365 auf xworks.365 aussehen kann.

    Warum ein Wechsel sinnvoll ist

    Microsoft 365 ist funktional ausgereift und weit verbreitet. Gleichzeitig stellen viele IT-Verantwortliche zunehmend fest, dass der Betrieb in US-Clouds regulatorische Risiken mit sich bringt:

    • Anwendung des US-Cloud Act und mögliche Zugriffe ausländischer Behörden
    • Datenverarbeitung außerhalb der EU mit unsicheren Übertragungsmechanismen
    • Hohe Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter mit eigenen Produktzyklen
    • Lizenzkosten, die mit zunehmender Nutzerzahl und Feature-Tiefe schnell wachsen

    xworks.365 baut diese Abhängigkeiten ab. Die Plattform wird in Deutschland entwickelt, in deutschen Rechenzentren betrieben und orientiert sich an europäischem Datenschutz sowie BSI-Grundschutz-Kriterien.

    Technische und datenschutzrechtliche Vorteile

    Ein Umstieg auf xworks.365 bietet neben Souveränität konkrete betriebliche Vorteile:

    • Made & Hosted in Germany: Alle Daten verbleiben in Deutschland. Rechtsraum, Support und Infrastruktur sind lokal verfügbar.
    • DSGVO-konforme Verarbeitung: Keine zusätzlichen Standardvertragsklauseln oder Transfers in Drittländer.
    • Offene Standards: E-Mail über IMAP/POP3, Kalender über CalDAV, Kontakte über CardDAV. Keine proprietären Zwangsformate.
    • Open-Source-Kollaboration: Die Office-Kollaboration basiert auf OnlyOffice, der weltweit verbreiteten Open-Source-Alternative. Kein Lizenzzwang, keine überraschende Preisanpassung.
    • White-Label-Optionen: Für Telekommunikations-Provider und Reseller lässt sich xworks.365 unter eigener Marke betreiben.
    • Deutschsprachiger Support: Support direkt vom Entwicklerteam, ohne ausgelagerte Callcenter.

    Schritt-für-Schritt-Migrationsplan

    1. Ist-Zustand analysieren

    Erfassen Sie, welche Microsoft-365-Dienste aktuell genutzt werden: Exchange Online, OneDrive, SharePoint, Teams, Office-Online-Apps. Bestimmen Sie Nutzerzahlen, Datengrößen, externe Integrationen und sensible Workloads.

    2. Rollen und Berechtigungen dokumentieren

    Exportieren Sie Gruppen, Verteiler, Freigaben, Team-Besitzrechte und Administratorenrollen. Diese Struktur lässt sich in xworks.365 mit Gruppen, Teams und Rollenkonzepten nachbilden.

    3. Datenexport vorbereiten

    Postfächer können über IMAP/POP3 oder Migrationstools aus Exchange Online exportiert werden. Dateien aus OneDrive und SharePoint werden über WebDAV, OneDrive-Sync-Client oder direkte Exporte überführt. Kalender und Kontakte werden als ICS- oder CSV-Dateien exportiert.

    4. Zielumgebung konfigurieren

    Richten Sie in xworks.365 Domains, Postfächer, Gruppen, Teams und Speicher ein. Nutzen Sie die Möglichkeit, den Rollout phasenweise nach Abteilung oder Standort durchzuführen.

    5. Pilotgruppe einführen

    Wählen Sie eine kleine, technikaffine Gruppe für den Pilotbetrieb. Sammeln Sie Feedback zu Clients, Mobile-Apps, Synchronisation und Kollaboration. Passen Sie Schulungsmaterialien und Prozesse an.

    6. E-Mail- und Domainmigration

    Planen Sie den Umzug der E-Mail-Domains mit einem klaren Zeitfenster. Konfigurieren Sie MX-Records, SPF, DKIM und DMARC auf die neue Umgebung - unser Domain-Wizard führt Sie schrittweise durch den Prozess. Ein paralleler Betrieb mit Zwischenforwarding ist während der Übergangsphase möglich.

    7. Dateien und Kollaboration überführen

    Migrieren Sie Dokumente in die xworks.365 Cloud-Storage- und Teamroom-Struktur. Prüfen Sie Freigaben, Versionierungen und Links. Die Office-kompatible Kollaboration ermöglicht den nahtlosen Weiterbetrieb bestehender Dokumente.

    8. Schulung und Kommunikation

    Informieren Sie alle Nutzer frühzeitig über Änderungen, Termine und neue Funktionen. Bereiten Sie kurze Anleitungen zu E-Mail, Kalender, Dateiablage und Mobile-Apps vor. Ein interner Ansprechpartner reduziert Support-Last und Unsicherheit.

    9. Go-Live und Betriebsübergabe

    Führen Sie den Rollout in Wellen durch. Überwachen Sie Postfachflüsse, Synchronisation, Client-Logins und Support-Tickets. Dokumentieren Sie Abweichungen und stellen Sie einen laufenden Betriebsrhythmus ein.

    10. Altsysteme abschalten

    Nach einer stabilen Betriebsphase von typischerweise vier bis zwölf Wochen können die Microsoft-365-Lizenzen schrittweise gekündigt werden. Sichern Sie vorab alle historischen Daten gemäß Ihrer Aufbewahrungspolitik.

    Häufige Fragen

    Ist die Migration kompatibel mit Outlook-Clients? Ja. xworks.365 unterstützt gängige E-Mail-Clients wie Outlook, Thunderbird und Apple Mail über IMAP/POP3/SMTP, auch für mobile Geräte.

    Können bestehende Office-Dokumente weiterverwendet werden? Ja. Die integrierte Office-Kollaboration arbeitet mit DOCX, XLSX und PPTX. Bestehende Dokumente können direkt bearbeitet und gemeinsam genutzt werden.

    Wie lange dauert eine typische Migration? Je nach Nutzerzahl und Datengröße zwischen wenigen Wochen und mehreren Monaten. Eine Pilotphase und ein phasenweiser Rollout reduzieren Risiken deutlich.

    Benötigen wir neue Hardware? Nein. xworks.365 ist cloudbasiert und läuft über Standard-Browser sowie native Apps für Android und iOS.

    Fazit

    Ein Umstieg von Microsoft 365 auf xworks.365 ist keine technische Revolution, sondern eine geordnete IT-Transformation. Mit der richtigen Planung, einer Pilotgruppe und schrittweiser Migration lassen sich Datenschutz, Souveränität und operative Kontinuität verbinden. Unternehmen, die heute auf Made in Germany setzen, investieren damit nicht nur in Compliance, sondern auch in langfristige Unabhängigkeit.

    Wenn Sie die Migration konkret planen möchten, nehmen Sie Kontakt mit uns auf – wir begleiten Sie vom ersten Workshop bis zum produktiven Betrieb.