Abschied von Outlook: eM Client ist einfach der bessere Mail Client

Was man jahrelang gewohnt ist, gibt man ungerne auf. Daher fiel mir der Abschied von Microsoft Outlook nicht leicht. Outlook war über Jahre mein vertrauter Mail-Client. Ich wusste, wo ich klicken musste, ich kannte die Eigenheiten, und irgendwie hatte ich mich mit all den kleinen Macken arrangiert. Gerade deshalb war der Wechsel für mich kein Spaziergang. Aber er war notwendig geworden!

Mein „Jetzt reicht's" Moment kam, als Microsoft das neue Outlook immer stärker in den Vordergrund gestellt hat. Was auf den ersten Blick modern und bequem klingt, hat einen entscheidenden Haken: Microsoft beschreibt selbst, dass bei der Synchronisierung von Nicht-Microsoft-Konten eine Kopie von E-Mails, Kalendern und Kontakten zwischen dem eigentlichen Anbieter und Microsoft-Rechenzentren synchronisiert wird; angeblich um neue Outlook-Funktionen bereitzustellen - vgl. Microsoft Support.

Für mich war damit klar: Wenn ich digitale Souveränität ernst nehme, kann ich nicht ausgerechnet bei meinem wichtigsten Kommunikationswerkzeug eine US-Cloud-Schicht akzeptieren, die ich definitiv vermeiden möchte.

Hinzu kommt, dass wir bei mediaBEAM tagtäglich sehr nah an der Praxis arbeiten. Wir betreiben im Auftrag von Vodafone rund 2 Millionen Mailboxen und erleben im 1st-Level-Support ziemlich genau, wo Mail-Clients im Alltag Probleme machen. Und ihr müsst nicht lange raten, welcher Mail-Client inzwischen die meisten Support-Cases bei uns verursacht...

Nun also mein Selbstversuch

Ich wollte wissen, wie tragfähig ein Umstieg im echten Alltag ist. Also habe ich mich intensiv mit Alternativen beschäftigt. Thunderbird, K-9 Mail und einige andere habe ich mir angesehen. Wirklich hängen geblieben ist bei mir aber eM Client. Das Produkt stammt von eM Client s.r.o. aus Prag in der Tschechischen Republik und positioniert sich ausdrücklich als europäische Software. Allein das war für mich schon ein starkes Signal. Noch wichtiger war aber etwas anderes: eM Client läuft nicht nur auf Windows und macOS, sondern auch auf iOS und Android. Für jemanden wie mich, der auf mehreren Geräten arbeitet, ist genau diese Plattformbreite ein echtes Argument. Einziges Manko: eM Client gibt es bislang nicht für Linux.

Was mich dann wirklich überzeugt hat, ist der technische Unterbau. eM Client unterstützt klassische Standards wie IMAP und POP3, kann mit Microsoft Exchange über Exchange Web Services arbeiten und beherrscht für Kalender, Kontakte und Aufgaben auch CalDAV und CardDAV. Also bestens geeignet für mich, da unser xworks.365 selbstverständlich diese Standard-Formate beherrscht.

Genau das ist für mich ein zentrales Argument: Ich möchte einen Client, der sich an offene und etablierte Schnittstellen anpasst – nicht umgekehrt. Wer souveräne Infrastrukturen betreibt oder bewusst auf europäische Dienste setzt, braucht keinen Client, der einen tiefer in ein einzelnes Ökosystem hineinzieht, sondern einen, der unterschiedliche Welten sauber verbindet.

Besonders interessant wurde es für mich beim Thema Exchange. Denn viele Unternehmen – so auch wir – stecken noch in hybriden Realitäten: hier ein eigenes IMAP-Postfach, dort ein Microsoft-365-Kalender, an anderer Stelle freigegebene Postfächer oder öffentliche Ordner. eM Client unterstützt genau solche Exchange-Szenarien inklusive E-Mails, Kontakten, Kalendern und Aufgaben.

Das macht den Client in meinen Augen für professionelle Umgebungen interessant, in denen man eine schrittweise Migration durchführen möchte, ohne sofort alle gewohnten Arbeitsabläufe aufzugeben. Erst Outlook ersetzen, dann Microsoft.365.

Ein weiterer Punkt, den ich bei einem modernen Mail-Client wichtig finde, ist Sicherheit. eM Client unterstützt PGP und S/MIME für verschlüsselte und signierte E-Mails. Das ist kein exotisches Extra, sondern für viele professionelle und behördliche Kontexte ein echter Mehrwert. Ich finde es wichtig, dass ein Client solche Funktionen nicht nur irgendwie am Rand mitführt, sondern sauber integriert. Gerade wenn man Wert auf Datenschutz, Vertraulichkeit und nachvollziehbare Kommunikation legt, ist das ein starkes Argument gegen die Gewohnheit und für einen bewussten Wechsel.

Wirklich bewusst umsteigen

Migrationen scheitern selten an einer schönen Produktseite – sie scheitern an Altlasten, Beständen und gewachsenen Setups. Genau dort nimmt eM Client erstaunlich viel Reibung aus dem Prozess.

Der eigentliche Wechsel war trotzdem kein Spaziergang. Ich habe mir bewusst rund einen Monat Zeit gelassen, um Outlook auf all meinen Geräten durch eM Client zu ersetzen. In den ersten zwei Wochen habe ich mit der Software ehrlich gesagt gefremdelt. Vieles ist nah genug an Outlook, um vertraut zu wirken, aber dann doch anders genug, um zunächst zu irritieren. Ich bin sogar zweimal rückfällig geworden und habe Outlook doch wieder geöffnet. Aber ich habe durchgehalten.

Und genau das war die richtige Entscheidung. Je tiefer ich mich in eM Client eingearbeitet habe, desto mehr habe ich verstanden, warum so viele Nutzer mit dieser Software produktiv arbeiten. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind stark. Ich konnte mir die Oberfläche so einrichten, wie ich sie wirklich brauche: Schriften und Abstände in der richtigen Größe, eine übersichtliche Darstellung, mehrere Mailkonten, Kalender und Abos in einer sinnvollen Struktur. Ich habe unter anderem unseren xworks.365-Kalender eingebunden, dazu ICS-Abonnements für die Urlaube der Kolleg:innen, Ferien und Geburtstage sowie weitere Kalenderquellen. Irgendwann war der Punkt erreicht, an dem sich eM Client nicht mehr wie eine Alternative anfühlte, sondern wie mein eigentliches Werkzeug.

Was mir im Alltag besonders gefällt: eM Client agiert schnell, direkt und angenehm unaufgeregt. Kein ständiges Gefühl, in ein größeres Plattformkonzept hineingedrückt zu werden. Kein permanenter Hinweis, doch bitte noch diesen oder jenen Cloud-Baustein zu aktivieren. Stattdessen bekomme ich genau das, was ich von einem guten Mail-Client erwarte: E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen und sogar die Integration verschiedener Videokonferenzlösungen.

Heute kann ich sagen: Der Umstieg hat sich gelohnt. Ich habe inzwischen das Gefühl, mit eM Client näher an dem zu sein, was ich eigentlich immer wollte – ein leistungsfähiger, flexibler Mail-Client, der Standards respektiert, europäische Wertschöpfung stärkt und mich nicht unnötig in fremde Plattformlogiken hineinzieht. Für mich endet diese Reise deshalb konsequent mit dem Deinstallieren von Outlook auf meinen Geräten.

Fazit

Mein Fazit ist einfach: Wer Outlook ersetzen möchte, sollte eM Client ernsthaft ausprobieren. Nicht für fünf Minuten, sondern mit etwas Geduld und mit der Bereitschaft, das eigene Setup sauber einzurichten. Der Gewinn kann größer sein, als man anfangs denkt. Für mich war es am Ende nicht nur ein Softwarewechsel. Es war ein weiterer, ganz praktischer Schritt in Richtung digitaler Souveränität.

Der nächste Schritt: Überzeugungstäter werden. Einige Kollegen habe ich bereits überzeugt. Andere bleiben bei Thunderbird oder beim Apple Mail Client. Aber das ist für unser Unternehmen genau richtig: Wenn wir verschiedene Experten für die einzelnen Mail-Clients haben, können wir die Nutzer bestmöglich supporten.